Dosyalama ve Düzenleme Fikirleri

Tamamen dijital bir çağda yaşadığınıza inanmak isteseniz de, her gün kullanılan çok sayıda kağıt belge var. Çoğu sözleşme mürekkeple orijinal imzalar gerektirir, faturalar ve irsaliyeler her siparişle birlikte basılır ve gönderilir ve teklif belgeleri normal olarak basılır ve bir deftere ciltlenir. Önemli evraklara kolayca erişebileceğinizden emin olmak için dosyalama ve düzenleme fikirlerini kullanmanız gerekir.

Arşivleme

Aktif dosyalarınızın arşivlenmiş dosyalarınızla karıştırılmasına izin verirseniz, bu mevcut belgeleri bulmayı olması gerekenden daha zor hale getirebilir. Dosya dolabınızda iki dosyalama sistemi oluşturun. Dolap etkin dosyalarınızın üst kısmını, alt kısmını arşivlenmiş dosyalarınız yapın. Arşivlenmiş dosyalarınız normalde daha fazla alan gerektirir, bu nedenle bu dosyalar için dosya dolabınızda daha fazla çekmece alanı bırakın. Kolay erişim için etkin dosyaları kabinin üstüne yerleştirin ve arşivlenmiş dosyalarınızı en alta yerleştirin.

Renk kodlaması

Çok sayıda klasörle dolu bir dosya dolabı çekmecesine baktığınızda, hepsi aynı görünmeye başlayabilir. Doğru dosyayı bulmayı kolaylaştırmanın bir yolu, dosya klasörlerinizde bir renk kodlama sistemi kullanmaktır. Herhangi bir büro malzemesi mağazasından dosya klasörleriniz için renkli etiketler satın alabilirsiniz. Farklı departmanları belirlemek, finansal dosyaları finansal olmayanlardan ayırmak veya dosyaları yönetici sorumluluğuna göre ayırmak için renkleri kullanabilirsiniz. Başkalarının renk kodlama sisteminizi kullanmasına yardımcı olmak için, üzerinde etiketlerin ve bunların temsil etmesi gereken şeylerin bulunduğu normal bir 8 1/2 inç x 11 inç kağıt parçası üzerinde bir kılavuz oluşturun.

Alt Klasörler

Kolayca alt kategorilere ayrılabilen bilgileriniz varsa, bu bilgileri dosyalamaya yardımcı olması için alt klasörler kullanmalısınız. Örneğin, 50 eyaletin her biri için bir dizi dosyanız varsa, bilgileri dosyalama sisteminizde ayrı tutmak için 50 alt klasör kullanın. Alt klasörler, aktif faturaları ödenen faturalardan ayırmanıza, farklı departman personel kayıtlarını parçalamanıza veya her satın alma siparişi için tüm bilgileri satın alma siparişi numarasına göre gruplandırılmış halde tutmanıza yardımcı olabilir.

Düzenli Tutun

Yalnızca belirlenmiş küçük bir grup kişinin dosyaları çekmesine ve dosyaları dolaplara geri koymasına izin verilen bir ofis kuralı oluşturun. Şirketteki herhangi birinin dosyalara erişmesine izin verirseniz, sonunda dosyalama sistemleri yok sayılacak ve kafa karışıklığı olacaktır. Yalnızca sistemleri bilen belirli kişilerin ihtiyaç duyanlar için dosya çekmesine ve iş bittiğinde dosyaları geri getirmesine izin verin.